5 lý do xứng đáng triển khai phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay, trên thế giới có tới 74% các doanh nghiệp sử dụng phần mềm trong việc kinh doanh và trong số đó thì có khoảng 80% công ty, tập đoàn triển khai phần mềm quản lý bán hàng. Con số ấn tượng này đã thể hiện sự phổ biến của phần mềm quản lý bán hàng hiện nay. Nếu bạn đang phân vân có nên triển khai cho doanh nghiệp/cửa hàng mình hay không thì bài viết này sẽ phân tích những yếu tố then chốt giúp bạn ra quyết định dễ dàng.

Trước đây, vì người bán hàng hoàn toàn phải quản lý hàng hóa và thực hiện thủ công nên việc kinh doanh khá là nhỏ lẻ. Tuy nhiên trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ 4.0 thì việc kinh doanh đã được cải thiện và mở rộng rất nhiều. Có được những thay đổi này trong đó không thể không kể đến vai trò vô cùng quan trọng của các phần mềm quản lý bán hàng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp:

Đối với việc bán hàng thì mỗi ngày đều có rất nhiều công việc cũng như thông tin, con số cần xử lý và theo dõi như số lượng nhập hàng, bán hàng, hàng tồn của mỗi ngày, doanh thu lợi nhuận của mỗi ngày, việc thay đổi giá cả, việc quản lý các mã sản phẩm khác nhau,…cần phải giải quyết. Nếu vẫn áp dụng những phương pháp quản lý thủ công như trước thì hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút và không có cải tiến cao. Chính vì thế, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp giảm chi phí và thời gian cho một giải pháp kinh doanh nhất định. Phần mềm này giúp các nhân viên loại bỏ các thông tin không cần thiết và cho phép đạt được mục tiêu về thời gian một cách hiệu quả. 

Một đặc điểm của phần mềm là dựa vào lượng dữ liệu khách hàng rất lớn để các nhà lãnh đạo, quản lý đề xuất về các chương trình Marketing, tập trung hướng vào một nhóm nào đó, sinh viên hay những người làm văn phòng dựa trên cơ sở thông tin mà họ đã nắm được. Đó chính là lợi thế rất mạnh của các chương trình CRM được các doanh nghiệp, cửa hàng sử dụng và họ đã sở hữu cho mình một số lượng khách hàng khổng lồ. Bên cạnh đó, việc sử dụng tối đa chức năng của phần mềm vừa giúp cho khách hàng giảm thiểu được thời gian công sức mua hàng, vừa giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, khi quyết định đưa phần mềm quản lý bán hàng triển khai vào doanh nghiệp, các nhà quản lý, lãnh đạo sẽ tìm hiểu và lựa chọn những nhà cung cấp uy tín. Những nhà cung cấp này có nhiệm vụ tìm hiểu rõ về tính chất cũng như mục tiêu, định hướng của từng công ty, từng tập đoàn. Sau đó họ sẽ hướng dẫn chi tiết, cụ thể từ bước khách hàng lựa chọn phần mềm đến bước triển khai, vận dụng. Bên cạnh đó họ sẽ có những chính sách và bảo hành để chịu trách nhiệm kịp thời nếu xảy ra sai sót gì. Điều này cho phép các doanh nghiệp hoặc những người kinh doanh riêng lẻ tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí sản xuất của công ty ở mức độ lớn. 

Quản lý hiệu quả các nguồn lực:

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp lưu giữ được các giao dịch và cách thức được sử dụng. Nếu phát hiện thấy dấu hiệu bất thường nào trong các giao dịch kinh doanh, phần mềm sẽ ngay lập tức hiển thị nó và từ đó các bộ phận có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm khắc phục.

Phần mềm quản lý bán hàng có thể lưu trữ được một lượng dữ liệu khổng lồ mà không cần lo lắng về việc chúng bị mất. Người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm bằng các công cụ tìm kiếm dữ liệu có sẵn. Trong phần mềm này cũng sẽ giúp người dùng tự động tính toán hàng tồn kho, hàng nhập, hàng xuất mỗi ngày cũng như doanh thu hay lợi nhuận. Người dùng chỉ cần thực hiện thao tác vô cùng đơn giản đó là nhập số liệu vào còn việc tính toán thì phần mềm quản lý bán hàng đã giải quyết và chúng giúp bảo đảm chính xác tuyệt đối.

Linh hoạt trong việc áp dụng cho mọi doanh nghiệp:

Một ưu điểm lớn nữa của phần mềm quản lý bán hàng là chúng có khả năng linh hoạt trong việc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, chức năng bán hàng khá là tương đồng giữa các bên kinh doanh lớn hoặc doanh nghiệp nhỏ nên việc triển khai phần mềm trở nên dễ dàng hơn. 

Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và mục tiêu cho các chương trình khác nhau. Tuy nhiên, khi đưa ra quyết định triển khai phần mềm quản lý bán hàng thì các nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp hoặc chủ cửa hàng không phải quá lo lắng hay quan ngại về việc phần mềm có phù hợp với tính chất và đặc trưng với loại hình kinh doanh của mình hay không. Bởi có một vài phần mềm quản lý tiên tiến hiện nay có một ưu việt là sử dụng được trên nền tảng các thiết bị cầm tay như iPhone hay iPad. Với những chuyến công tác xa, hoặc quản lý các chuỗi công ty, cửa hàng sẽ dễ dàng hơn với việc đăng nhập và kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất , các đơn hàng hằng ngày. Đây là một lý do xứng đáng để những ai làm kinh doanh cân nhắc về áp dụng phần mềm quản lý bán hàng. Như vậy dù ở xa, chủ cửa hàng cũng có thể nắm bắt rõ ràng về hoạt động của cửa hàng, doanh thu để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp như về nhân sự, marketing, tri ân khách hàng,…

Phối hợp các phòng ban khác với nhau: 

Phần mềm quản lý bán hàng được coi là một công cụ vô cùng quan trọng và tiện ích, nó có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong chuỗi cửa hàng hay những doanh nghiệp kinh doanh riêng lẻ nhằm tăng được tính hiệu quả của hoạt động, hiệu suất làm việc. 

Phần mềm quản lý bán hàng được coi như một phần mềm vệ tinh và cơ bản giúp lưu trữ dữ liệu bán hàng và thông tin khách hàng, sau đó cung cấp cho các phần mềm khác trong một tổ chức. Cụ thể, số liệu về doanh thu sẽ được tổng hợp về phần mềm kế toán, các số liệu về ca/giờ làm việc của nhân viên tổng hợp về phần mềm lương,…Nếu phần mềm quản lý bán hàng không trực tiếp tham gia giải quyết những công việc đó thì mỗi phòng ban sẽ tự tập hợp số liệu riêng biệt bằng phương pháp thủ công. Điều này sẽ gây ra những sai số đáng tiếc và thậm chí sẽ gây nên hậu quả cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đó việc kiểm tra, truy soát lại toàn bộ số liệu cũ để tìm ra nguyên nhân sẽ gây tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

Cải thiện khả năng quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh:

Việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý bán hàng còn là một công cụ hỗ trợ vô cùng tối ưu, nó giúp cải thiện được khả năng quản lý của những người tham gia kinh doanh. Những người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý việc bán hàng sẽ ngay lập tức có thể truy cập được dữ liệu từ hệ thống. Điều này sẽ lần lượt giúp họ đưa ra được những quyết định kinh doanh sáng suốt, đúng đắn và dễ dàng.

Phần mềm quản lý bán hàng cũng cung cấp các giải pháp tiền tệ hiệu quả giúp các cửa hàng, chuỗi cửa hàng từng bước tăng trưởng và có nhiều cơ hội hơn, tiếp xúc với yếu tố mới mẻ để chuyển biến, làm mới mình. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.